Der Fachkräftemangel ist derzeit eine der zentralen Herausforderungen für die Energiewirtschaft. Gleichzeitig steigen die Anforderungen der Kunden an ein hochwertiges Kundenerlebnis: Verfügbarkeit und Responsivität digitaler Services werden zum Differenzierungsfaktor in einem stark Commodity-geprägten Marktumfeld. Um sich für zukünftige Lastspitzen zu wappnen und gleichzeitig die Zukunftsfähigkeit der eigenen Prozesslandschaft auszubauen, gehört die Automatisierung von Prozessen zu den wichtigsten Aufgaben von Energieunternehmen.   RPA als Schlüssel für eine kostengünstige Automatisierung Hier setzt die Robotic Process Automation (RPA) an. Dabei handelt es sich um eine Form der robotergestützten Prozessautomatisierung, die es ermöglicht, hochvolumige und stark repetitive Aufgaben automatisiert auszuführen. Im Gegensatz zu Business Process Automation (BPA) oder anderen Formen der Automatisierung, die Prozesse neu aufsetzen, werden bei RPA Softwareprogramme oder Bots programmiert, die die menschliche Interaktion mit der Software imitieren. Dadurch können Prozesse sehr schnell und kostengünstig automatisiert abgebildet werden, ohne aktiv in die bestehende Systemlandschaft einzugreifen. Dabei wird zwischen „Attended“ und „Unattended“ Bots unterschieden: Attended ist der Prozess, wenn der Anwender den Bot direkt auf seinem Arbeitsplatz startet und die Verarbeitung für ihn sichtbar ist, im unattended Modus läuft der Bot im Hintergrund, ggf. auf einer eigenen virtuellen Workstation. Attended Bots werden vom Benutzer manuell gestartet, während unattended Bots zu festgelegten Zeiten starten oder durch Ereignisse wie API-Aufrufe ausgelöst werden.   Potenziale von RPA Durch diese Simulation einzelner Prozessschritte ermöglicht RPA die Automatisierung von Routineaufgaben und entlastet damit die Mitarbeiter, die sich dann komplexeren Tätigkeiten, wie z.B. dem persönlichen Kundenkontakt, widmen können. Gleichzeitig können die Durchlaufzeiten von Standardprozessen effektiv verkürzt und die Fehlerquote im Vergleich zur manuellen Bearbeitung reduziert werden, was letztlich zu Kosteneinsparungen führt. Die Kundinnen und Kunden profitieren wiederum von einer permanenten Verfügbarkeit der Services unabhängig von Geschäfts- und Servicezeiten sowie von kürzeren Bearbeitungszeiten ihrer Anfragen. Der größte Vorteil von RPA im Vergleich zu anderen Formen der Prozessautomatisierung liegt in der vereinfachten Implementierbarkeit der Lösungen. So erfordern die meisten kommerziellen Lösungen am Markt weder Programmierkenntnisse noch tiefgreifende Änderungen an der bestehenden Systemlandschaft. Die zu automatisierenden Prozesse können einfach aufgenommen und nach Bedarf konfiguriert werden. Dabei steht dem Anwender eine große Auswahl an vordefinierten Funktionen zur Verfügung, die per Drag & Drop miteinander verknüpft werden. Dies reduziert die Einführungszeit und -kosten erheblich. Demgegenüber stehen höhere Prozessdurchlaufzeiten als bei klassischen Automatisierungslösungen und eine Wartungsanfälligkeit bei sich ändernden Benutzeroberflächen. Anwendungsfelder für RPA in energiewirtschaftlichen Kernprozessen Aufgrund der beschriebenen Eigenschaften eignet sich RPA vor allem dort, wo manuelle, standardisierte Prozesse mit hoher Frequenz durchgeführt werden. Diese Potenziale wurden in Zusammenarbeit mit dem Bundesverband der Energiemarktdienstleister (BEMD e.V.) im Hinblick auf die Kernprozesse in der Energiewirtschaft untersucht. Denn gerade in der Energiewirtschaft sind viele Abläufe strukturiert, regelbasiert und vor allem zeitintensiv. Hier können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von EVU, Messstellenbetreibern oder Verteilnetzbetreibern wirksam entlastet und für Tätigkeiten mit individuell höherer Komplexität eingesetzt werden. Im Folgenden werden drei ausgewählte Beispiele für energiewirtschaftliche Kernprozesse vorgestellt, die mit Hilfe von RAP automatisiert werden können: Use Case 1: Plausibilisierung von Zählerständen Nachdem Kunden oder Dienstleister die Zählerstände eingegeben haben, werden diese im Abrechnungssystem des Energieversorgers auf Plausibilität geprüft. Bei Unstimmigkeiten erfolgt eine manuelle Prüfung. Dieser Arbeitsschritt kann durch eine definierte Logik automatisiert werden. Ein Beispiel für einen solchen Klärungsfall ist der “Nullverbrauch”. Hier kann der Roboter automatisiert nachfragen, ob es sich um einen Leerstand handelt oder ob der Zählerstand vom EVU oder einem anderen Dienstleister erfasst wurde. Use Case 2: Lieferantenclearing Im klassischen Lieferantenclearing können teilautomatisierte Prozesse im Zusammenspiel zwischen RPA, Kunde und Sachbearbeiter die Durchlaufzeiten effektiv verkürzen. Dabei wird der Interessent nach Prüfung der Eingangsliste durch den Sachbearbeiter automatisiert kontaktiert. Nach Rücksendung der Daten durch den Kunden legt der Roboter die Vorgänge im System an und archiviert die Dokumente. RPA prüft die Wiedervorlage und der Sachbearbeiter gibt den Kunden über ein abschließendes Quality Gate frei.  Auf diese Weise sinkt die durchschnittliche Bearbeitungszeit von 12 auf 4 Minuten, was einer Aufwandsersparnis von 66 Prozent entspricht. Use Case 3: Tarifwechsel Die RPA-unterstützte Bearbeitung von Tarifänderungen zeigt, wie verschiedene Automatisierungstechnologien kombiniert werden können. So können die vom Kunden per Post zurückgesendeten Vertragsunterlagen mittels OCR-Technologie ausgelesen und dem Roboter in strukturierter Form zur vollautomatischen Verarbeitung zur Verfügung gestellt werden. Der Automatisierungsgrad liegt hier bei 85-90 Prozent bei einer Fehlerquote von null Prozent.   Schrittweise Implementierung Um die beschriebenen Effizienzpotenziale durch den Einsatz von RPA in den eigenen Prozessen zu heben, sollten Unternehmen bei der Implementierung einige wesentliche Erfolgsfaktoren berücksichtigen: Geeignete Prozesse auswählen Für den erfolgreichen Einsatz und die Akzeptanz von RPA ist die sorgfältige Auswahl der zu automatisierenden Prozesse von großer Bedeutung. Dabei sollten Unternehmen zum einen bestimmte technische Anforderungen wie Regelbasiertheit und Stabilität des Prozesses, Zugriffsmöglichkeiten auf die beteiligten Systeme oder standardisierte Lesbarkeit des Inputs berücksichtigen. Zum anderen sollten Prozesse ausgewählt werden, die ein hohes Amortisationspotenzial aufweisen. Zielparameter festlegen Klare Zielparameter sind elementar, um den Erfolg der RPA-Implementierung zuverlässig bewerten und gegebenenfalls gegensteuern zu können. Dazu sollten Unternehmen bereits zu Beginn der Implementierungsbemühungen entsprechende KPIs definieren, die bei der Bewertung des Implementierungsfortschritts berücksichtigt werden sollten. Dies reicht beispielsweise von implementierungsbezogenen Erfolgskennzahlen wie Implementierungszeiten oder Fehlerquoten bei automatisierten Prozessen bis hin zu ergebnisorientierten Kennzahlen wie Kapazitätseinsparungen, Durchlaufzeiten oder Mitarbeiterzufriedenheit. Stakeholder einbinden Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Einführung von RPA ist die rechtzeitige Einbindung der relevanten Stakeholder zum richtigen Zeitpunkt. In der Initialisierungsphase des Projekts spielen sowohl interne Projektsponsoren als auch Prozessexperten und Lead User, die die Prozesse kennen und bewerten können, eine wichtige Rolle. Später müssen interne oder externe Experten identifiziert werden, die die Umsetzung begleiten. Schließlich müssen in der Umsetzungsphase die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rahmen eines Change- und Enablement-Programms frühzeitig eingebunden werden, um möglichen Vorbehalten entgegenzuwirken und die Akzeptanz der Lösung in der Organisation zu erhöhen. Anbieter evaluieren Mittlerweile gibt es auf dem RPA-Markt eine Vielzahl unterschiedlicher kommerzieller Produkt- und Lösungsanbieter. Bei der Auswahl des richtigen Technologiepartners sollten Unternehmen neben dem Kosten- und Lizenzmodell vor allem auf Kriterien wie mögliche Lösungserweiterungen, z.B. in Richtung Process Mining oder KI-Anbindung, sowie die angebotenen SLAs achten. RPA-Pipeline aufbauen Um eine hohe Akzeptanz für die RPA-Implementierung zu gewährleisten und Investitionsrisiken zu vermeiden, empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen, bei dem zunächst wenige, ausgewählte Prozesse..

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Abbildung: Asset-Lebenszyklus am Beispiel „MS-Leitung“: Zukunftsfähiges Datenmodell als Basis für kfm./reg./techn. optimierte Asset-Bewirtschaftung

Die Energiewende stellt Betreiber von Versorgungsnetzen, insbesondere für Gas, Strom und Wärme, vor die Herausforderung, die Weiterentwicklung ihrer Netze und Anlagen kaufmännisch und technisch deutlich differenzierter als bislang erforderlich zu beplanen. Der wesentliche Treiber sind die anstehenden, massiven Investitionen in den Infrastrukturneu- bzw. -umbau. Sie sind notwendig, um die langfristigen Ziele im Bereich der Dekarbonisierung, beim Ausbau erneuerbarer Energiequellen sowie bei der Dezentralisierung der Energieerzeugung zu erreichen. Als Konsequenz steigen bei den Netzbetreibern die Anforderungen der tangierten Fachabteilungen wie Netzwirtschaft, Finanz- und Rechnungswesen, Controlling, Bau und Betrieb an die verwendeten Datenmodelle. Wesentliche Kriterien sind dabei die Verfügbarkeit, Qualität und Granularität der Daten. Die Datenverfügbarkeit bezeichnet, ob und welche Daten aus den Systemen für eine fundierte kaufmännische, regulatorische und technische Planung bereitgestellt gestellt werden. Die Datenqualität hängt davon ab, ob die verfügbaren Daten aktuell, vollständig und korrekt sind. Die Datengranularität wiederum misst, ob die bisherige Erfassung und Aufbereitung der Daten detailliert genug und damit für erhöhte Ansprüche geeignet ist. Diese Entwicklung betrifft die verschiedenen Versorgungssparten gleichermaßen, wobei die regulatorischen Vorgaben und die geopolitische Rahmenbedingungen die Situation speziell in den Sparten Strom und Gas nochmals verschärfen. Auf der funktionalen Ebene ist es vor allem das Asset Management, das als Drehscheibe zwischen den wesentlichen Unternehmensbereichen besonders herausgefordert wird. Dass sich die Situation zuspitzt, hat mehrere Ursachen.   Was fehlt den Datenlandschaften in der Energiewirtschaft? Zunächst sind die heute genutzten Datenmodelle oftmals historisch den in verschiedenen Einheiten der Unternehmen gewachsen. Bei der Konzeption der Modelle und bei der Sammlung der Daten fand typischerweise keine interdisziplinäre bzw. bereichsübergreifende Betrachtung satt. Darüber hinaus gab es in der Regel keine ganzheitliche Bewertung einer optimalen Gesamtlösung. Diese würde erreicht, indem man ermittelt, welche Informationen die unterschiedlichen Anwender wie z.B. kaufmännische und technische Abteilungen nutzen, und diese Erkenntnisse in dem Modell berücksichtigt. Weiterhin leiden die heute genutzten Datenmodelle oftmals darunter, dass die IT-Systemlandschaften fragmentiert und an den Schnittstellen zwischen unterschiedlichen Funktionsbereichen nur unzureichend oder nicht miteinander verknüpft sind, beispielsweise, wenn bei einem Netzbetreiber der technisch-betriebliche, der bauende und der kaufmännische Bereich verschiedene Systeme nutzen. Die Folge sind regelmäßige Systembrüche und händische Eingriffe, mit unvermeidbaren Ineffizienzen und Fehlerquellen. Zudem sind keine Vergleichbarkeit zwischen den Funktionsbereichen und keine übergreifende Steuerung möglich, weil die gemeinsame Datengrundlage fehlt. Die wechselnden Anforderungen an die Datenerhebung und sich ändernde Datenerfassungs- und Verwaltungsprozesse stellen die betroffenen Unternehmen ebenfalls vor große Herausforderungen. Besonderer Handlungsdruck entsteht durch einen Faktor, dessen Gewicht heute so groß ist wie nie zuvor, nämlich die Frage der Allokation der Investitionsmittel. Einerseits stehen viele Versorgungsunternehmen vor einem Investitionsstau, und müssen entscheiden, in welche der oft überfälligen Projekte und Maßnahmen sie zuerst investieren. Die Dekarbonisierung stellt dabei mitunter ganz neue, zusätzliche Anforderungen, wie etwa die Notwendigkeit von Desinvestitionen. Diese könnten bald in einem nie da dagewesenen Umfang nötig werden, falls zum Beispiel das Gasnetz in einem signifikanten Umfang zurückgebaut werden muss. Gleichzeitig müssen die Versorger, um bei der Energiewende und Zukunftsthemen wie der dezentralen Stromversorgung handlungsfähig zu bleiben, massiv investieren und mitunter komplett neue Netze bauen – und das, während sie bereits mit den aktuellen Herausforderungen zu kämpfen haben. Sie stehen einmal mehr vor der Frage, wo sie die knappen Mittel allokieren.   Gute Entscheidungen im gesamten Lebenszyklus der Assets In der Folge bieten die oftmals grobkörnigen, veralteten und nicht über Fachabteilungen hinweg integrierten Datenmodelle keine ausreichende Basis, um mit komplexen Fragestellungen souverän umgehen zu können. Gerade im Asset Management fällt es zunehmend schwer, strategische Prioritäten zu definieren und Entscheidungen unter Berücksichtigung kaufmännischer, technischer und regulatorischer Gesichtspunkte zu treffen. Das folgende Beispiel verdeutlicht die Bedeutung des Datenmodells. In diesem Fall ist eine Trafostation im IT-System des Betreibers strukturiert angelegt – allerdings werden die technischen Zustände der verschiedenen Bauteile im Betrieb nur bedingt strukturiert erfasst und nicht vollständig mit den kaufmännischen Daten und Informationen zur Trafostation synchronisiert. Die Folge: Die kaufmännischen Implikationen der technischen Zustände des Assets „Trafostation“ sind oftmals unklar. Somit fehlt ein wichtiger Baustein als Grundlage, um die kaufmännischen Auswirkungen einzuschätzen und z.B. auf Basis einer Zustands-/Wichtigkeits-Matrix Investitionsentscheidungen zu treffen. Dieses Beispiel verdeutlicht, dass ein performantes Datenmodell die Grundlagen sowohl im kaufmännischen (Langfristige, mittelfristige und Jahresplanung) als auch im technischen Planungsprozess (Grobplanung, Feinplanung, Bau, Betrieb, Rückbau) liefert. Dadurch ermöglicht es die integrierte Optimierung beider Prozesse und liefert die notwendigen Informationen, um Investitions- und Unterhaltsentscheidungen konsistent und aussagekräftig zu treffen.     Auf dem Weg zu einem zukunftsfähigen Datenmodell Welche Schritte sind nun notwendig, um Datenmodelle aufzubauen, die ein nachhaltig erfolgreiches, zukunftsfähiges Asset Management unterstützen? Hier lassen sich vier wesentliche Aspekte definieren. 1. Erfassung der Informationsbedarfe: Die Basis für die weitere Planung sollte immer die Ermittlung der Informationsbedarfe der involvierten Fachabteilungen sein, um Klarheit und Transparenz hinsichtlich der zukünftigen Anforderungen zu erhalten. Weiterhin ist zu klären, wie Daten aufgenommen und konsolidiert werden sollen. Hierzu ist ein Gesamtüberblick notwendig, z.B. welche Fachabteilung welche Daten in welcher Qualität, Granularität und Aktualität benötigt. 2.Modellentwicklung und Definition der „Bezugsobjekte“: Die tangierten Fachabteilungen (insbesondere Assetmanagement, Netzwirtschaft, Finanz-Rechnungswesen, Controlling, Bau und Betrieb) definieren gemeinsam die relevanten „Bezugsobjekte“ für das Datenmodell. Ein Bezugsobjekt kann z.B. ein bestimmter Versorgungsabschnitt, eine Stichleitung in einer Ortschaft, eine Armaturengruppe oder eine Ortsnetzstation sein. Bei der Definition eines Bezugsobjektes hilft die Orientierung am Kriterium des „eigenständigen, aktivierbaren Wirtschaftsguts“. In Bezug auf das Datenmodell muss das Bezugsobjekt den sogenannten Mindestdetaillierungsgrad abdecken. 3.Ableitung von „Datenstrukturen“: Da jede Fachabteilung andere Anforderungen an die notwendigen Informationen zu einem Bezugsobjekt hat, werden, basierend auf den erfassten Anforderungen, für jede Fachabteilung die notwendigen Datenstrukturen als Modell aufgebaut. Im Bereich Bau/Projektumsetzung z.B. werden häufig PSP-Elemente als die führende Größe für Datenstrukturen verwendet. Daraus ergeben sich zu einem Bezugsobjekt nach Fachabteilungen geclusterte Datenstrukturen. Wesentlich ist, dass die verschiedenen Datenstrukturen zu einem Bezugsobjekt in ihrem Aufbau synchronisiert sind und „zueinander passen“, bzw. inhaltlich zueinander gemappt werden. Im Ergebnis werden die Datenstrukturen für alle Bezugsobjekte nach den individuellen Anforderungen der Fachabteilungen abgebildet. 4.Modellumsetzung: Zunächst werden die notwendigen IT-technischen Anpassungen und sowie die Entwicklungsschritte als Anforderungskatalog abgeleitet. Auf dieser Basis wiederum erfolgt die technische Realisierung. Die Verknüpfung fachlicher Anforderungen an die Datenausprägung mit den Möglichkeiten technologischer Tools zur Abbildung der Daten ermöglicht eine iterative und kontinuierliche Optimierung..

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